jueves, 26 de julio de 2012

Caso de uso: Reporte de Ventas

Supongamos que debo presentar un reporte mensual de las ventas efectuadas cada semana en 5 provincias del Perú.

Usando Sharing Board resuelvo esta misión en unos pocos clics, tal como sigue:
1. Ingreso a mi cuenta de Sharing Board y creo una sola tarea que luego asignaré a múltiples usuarios que en este caso son los vendedores de cada provincia, a los cuales ya tengo registrados de antemano, inmediatamente después ajusto la periodicidad a: SEMANAL y listo.


2. El sistema de Sharing Board automáticamente avisará a cada vendedor que se le acaba de asignar una nueva tarea y que debe reportar semanalmente todos los datos de sus ventas.


3. Y no sólo la tarea se queda registrada sino que además alertará a cada vendedor todos los días que hay tareas pendientes que debe atender. Este sistema de alertas garantiza que cada semana los vendedores me envian sus reportes semanales y yo, asímismo, puedo cumplir con mi tarea de presentar al Gerente General mis reportes mensuales.


 Pero el proceso podría no quedar ahí, de pronto deseo elaborar un dashboard para una mejor y eficiente visualización de la información, en cuyo caso primero debería consolidar todos los reportes recibidos usando una herramienta especial para ello como el Spreadsheet Consolidator for Excel luego recurriendo a la ayuda del Dashboard Tools for Excel  construyo finalmente mi dashboard en Excel.

Aún más, si necesitara distribuir mis dashboards de Excel con mis colegas o con todo el mundo simplemente hago uso del WebReports de Sharing Board el cual me permite con unos pocos clics publicarlos directamente desde Excel a la Web y tenerlos disponibles para todo el mundo o sólo para las personas que tengan los permisos necesarios para verlos. Ver el esquema completo.



viernes, 20 de julio de 2012

Consolidando reportes con Spreadhseet Consolidator

1. Asignando una tarea a varios usuarios:




2. Consolidando Reportes con el Spreadsheet Consolidator for Excel




3. Con el reporte consolidado usted puede generar un dashboard gerencial usando el Dashboard Tools for Excel 

ver ejemplo siguiente:



4. Finalmente usted podrá distribuir este dashboard en la web utilizando el WebReport 

ver ejemplo siguiente:








viernes, 13 de julio de 2012

Tareas según prioridad - Caso de Uso 1

La Agencia Publicitaria "Kronus" ha conseguido un contrato para renovar la imagen corporativa de una prestigiosa empresa en un plazo de 60 días. 
Como esta empresa ya tiene implementada la solución Sharing Board ahora sacará provecho de esta robusta herramienta web para gestionar el proyecto y sus tareas. Simplemente a cada tarea creada le asignarán una prioridad de acuerdo a su importancia.



Como ellos han calculado que el proyecto tomará 45 días para terminarlo, los primeros 15 días las tareas de este proyecto tiene Prioridad Baja, mientras terminan de atender a otros clientes también muy importantes, los siguientes 15 días las tareas de este proyectos pasan a tener Prioridad Media y se le dedica más tiempo, los últimos 30 días son cruciales y las tareas del proyecto pasan a tener Prioridad Alta y dedicación a tiempo completo para terminar profesional y eficientemente con el encargo.


Así como Sharing Board ayudó a Kronus a cumplir con sus objetivos de la misma manera lo hará por usted y su empresa. Pruébelo ya!!!


Tareas según prioridad - ¿Cómo configurarlas?





Tareas según prioridad - Caso de Uso 2


El encargado del área de cobranzas de una empresa tiene muchas tareas pendientes y no sabe por dónde empezar, debe realizar muchas llamadas telefónicas para coordinar cuando puede acercarse a cobrar, debe realizar visitas relámpago a las empresas reacias a pagar, etc. Para él siempre fue un dolor de cabeza decidir por donde empezar, decidir que es más importante, como ordenar todo esto, etc.



 Felizmente para este agobiado empleado existe Sharing Board, con esta solución web ahora puede planificar sus tareas de acuerdo a la prioridad de las mismas; al crear una tarea simplemente les asigna una prioridad: Alta, Media o Baja. Esto le permite saber en todo momento cuales son las tareas más urgentes de realizar, que tareas pueden ser postergadas por ser de menor importancia y cuáles son las tareas de prioridad baja que no es vital que las realice por ahora.
Ejemplos:
Prioridad Alta: Un ejemplo obvio sería pagar la factura de la electricidad antes de su último vencimiento.
Prioridad Media: Si seguimos con el ejemplo de la electricidad, una tarea que debemos hacer es pagar la factura antes de que comiencen los vencimientos, para evitar recargos y minimizar el riesgo de que nos corten el suministro.
Prioridad Baja: Dentro de estas tareas podemos incluir actividades recreativas o proyectos personales de todo tipo. 

Tareas Repetitivas - Caso de Uso 1


Un empleado administrativo de una pequeña empresa tiene que realizar durante el mes las mismas Tareas repetitivas: pagar por el alquiler de la oficina, pagar la luz, pagar el agua, pagar los arbitrios municipales, pagar los impuestos fiscales, pagar los servicios del empleado de limpieza, pagar los servicios del contador, pagar por el mantenimiento del edificio, realizar las compras de útiles de oficina, útiles de aseo, etc. Por más que se esforzaba por realizar todas las Tareas repetitivas siempre terminaba por olvidarse de algo y esto generaba problemas, multas, desavenencias, etc.



Todo esto cambio cuando decidieron implementar la solución Sharing Board en su empresa. Ahora lo único que debe hacer es crear sus tareas en la interfaz de la aplicación y en la opción - Repetir la tarea - deberá elegir la opción "mensualmente", Sharing Board se encargará de alertarle oportunamente sobre las tareas que debe realizar, no podría ser más sencillo. 

Tareas Repetitivas - Aprenda a configurarlas


Tareas Repetitivas - Caso de Uso 2



Un supervisor de un Data Center tiene a su cargo un equipo de técnicos de soporte y diariamente debe supervisarlos y verificar que realicen las  tareas que les corresponden, muchas de las cuales las deben realizar todos los días (monitorear que la temperatura ambiente sea la óptima, verificar que los servidores estén 100% operativos, verificar que la red esté funcionando al 99.99%, atender los tickets de soporte de los clientes, implementar rápidamente los servicios para los nuevos clientes, etc.).
Antes para tratar de no olvidarse de realizar sus labores de supervisión él usaba stikers, hacía apuntes en un bloc, etc. Lamentablemente estos métodos son muy anticuados y no le permitían realizar su trabajo con eficiencia.



Todo cambio cuando la empresa en la cual labora empezaron a usar Sharing Board, ahora puede realizar la supervisión y verificación de las Tareas Repetitivas desde la interfaz de la aplicación, simplemente debe crear tareas y asignarlas a los usuarios, quienes las verán en su lista de tareas en Sharing Board. Ellos podrán acceder desde casi cualquier lugar usando  una laptop, Tablet o Smartphone y podrán reportar su avance, hacer comentarios, enviar adjuntos, etc. 

Tareas múltiples - Caso de Uso 1



El Gerente de una empresa que se dedica a desarrollar software ha conseguido un importante contrato con un cliente y para lograr el mejor resultado ha decidido implementar un sistema de incentivos por productividad para los empleados, para la cual ha decidido usar  la plataforma Sharing Board, específicamente el módulo de tareas, lo que hará será crear una Tarea Múltiple de la cual todos los empleados serán miembros y deberán reportar el avance de las tareas encomendadas de acuerdo a los parámetros establecidos por el supervisor.



Los miembros partícipes de la Tarea Múltiple pueden hacer comentarios (pueden incluir archivos adjuntos), sugerencias, ideas, quejas, solicitudes, requerimientos, etc.
Gracias a Sharing Board el resultado será lo mejor posible en beneficio de la empresa y de sus clientes. 

Tareas múltiples - Aprenda a configurarlas


Tareas múltiples - Caso de Uso 2



El jefe de personal de una empresa necesita que sus 450 empleados actualicen los datos de su ficha personal (domicilio actual, estado civil, número de hijos), antes de que implementaran Sharing Board en la empresa, él tenía que entrevistar uno por uno a los empleados para obtener la información, está tarea al realizarse de forma manual le demandaba mucho tiempo y esfuerzo, pero ahora gracias a Sharing Board, lo único que debe hacer es crear una Tarea Múltiple e incluir en ella a todos los empleados de la empresa, está tarea tendrá como archivo adjunto un formulario, el cual los empleados podrán descargar para actualizar los datos solicitados.



Cuando los  empleados hayan terminado de llenar el formulario podrán marcar la tarea como completada en Sharing Board  y enviarán el formulario como archivo adjunto.  Este archivo adjunto será recibido y procesado por el responsable del área. 
Hacer uso de Sharing Board para completar esta tarea representa un significativo ahorro de tiempo y esfuerzo.

sábado, 7 de julio de 2012

Casos de Uso para WebReports

WebReports




  1. El gerente de ventas de cierta compañía de computadoras necesita saber la performance mensual de las ventas a nivel regional en el sur del país y luego compartirlo con otros gerentes para un análisis posterior. 
    Simplemente crea sus dashboards gerenciales en Excel como siempre hace y luego, sacando ventaja del
    WebReports y con unos pocos clics, los publica en la web haciéndolos accesibles para los otros gerentes.

Casos de Uso para Proyectos

Proyectos




  1. El jefe de la Oficina de Soporte de una compañía de software necesita que sus 10 asistentes atiendan a los clientes brindándoles el soporte necesario y en el momento oportuno y que al final de la jornada cada miembro del equipo reporte sus actividades, para lo cual el jefe debe crear tareas para cada uno y todos los días.

    Con Sharing Board no le tomará sino unos pocos clics para crear una solo tarea y que será repetitiva y después asignará a cada uno de sus asistentes.

Casos de Uso para TeamCloud

TeamCloud




  1. El Jefe del Area estadística de una empresa alimenticia debe presentar un informe sobre los gustos alimenticios de los pobladores.
    Aprovechando la sencillez de
    TeamCloud simplemente crea una carpeta compartida en la nube y luego carga ahí todas las plantillas que usarán sus asistentes encuestadores quienes, cada día, deberán llenarlas con los datos correspondientes y volverlas a subir a la mencionada carpeta.



martes, 3 de julio de 2012

Sharing Board - Equipos sincronizados 24 x 7


Bienvenidos a este blog, el cual ha sido creado para difundir información concerniente al aplicativo web Sharing Board.

Sharing Board es la forma moderna de trabajar y colaborar en equipo.
El lugar ideal para planificar, organizar y mantener la sincronización de sus esfuerzos.

Pueden ver los detalles completos de nuestra aplicación web aquí
http://sharingboard.com/

Hasta la próxima.

Compartiendo mis fotos